Préambule

Ce guide traite uniquement de la réception des factures. Il est considéré que l’inscription de votre société au Portail Collaboratif et la déclaration de vos adresses de facturation sont déjà faite.

Il n’est pas non plus exhaustif : certains cas particuliers que vous pourriez rencontrer n’y sont pas détaillés. Il a surtout vocation à vous expliquer, dans les grandes lignes, la réception dans la Comptabilité et/ou la Gestion Commerciale, ainsi que ses impacts.

Sommaire

1. Le parcours en 5 étapes
2. Prérequis
3. Notification d’arrivé d’une facture électronique
4. Le portail collaboratif
5. Généralité pour réceptionner dans Sage 100
6. Réception dans Sage 100 Comptabilité
7. Réception dans Sage 100 Gestion Commerciale
8. Questions / Réponses

1. Le parcours en 5 étapes

Avant de commencer, voici le déroulé de la réception d’une facture dans Sage 100, en 5 étapes :

1. Arrivée de la facture électronique sur la Plateforme Agréée de Sage.
2. Vérification sur le Portail Collaboratif (facultatif)
3. Passage au statut Prise en charge , la rendant disponible dans vos applications Sage 100.
4. Traitement de la facture dans Sage 100 Comptabilité ou Gestion Commerciale.
5. Approbation et comptabilisation de la facture.

2. Prérequis

2.1 Côté logiciel

2.2 L’essentiel dans votre société Sage 100

Pour réceptionner les factures fournisseurs, il est indispensable de renseigner plusieurs éléments :

• Depuis la Comptabilité : Menu Fichier > Paramètres Société > Factures électroniques > Paramètres émission/réception. Dans Comptabilisation des factures électroniques, renseigner, dans Code Journal, le journal d’achat à utiliser pour les factures électroniques.

• Depuis la Comptabilité ou Gestion Commerciale : Menu Structure > Plan tiers (ou Fournisseurs si Gestion Commerciale). Renseigner le n° de SIRET de vos fournisseurs.

  Sans celui-ci, le lien entre la facture électronique reçue et votre fiche fournisseur ne pourra pas être établi ; la facture sera donc impossible à traiter.

3. Notification d’arrivé d’une facture électronique

Le portail ne notifie pas chaque facture. À la place, une notification quotidienne vous avertit du nombre de factures reçues et de leurs éventuels changements de statut.

4. Le Portail Collaboratif

Depuis le Portail Collaboratif, vous pouvez activer la validation des factures avant de les rendre disponibles dans vos applications Sage 100. Si vous n’en avez pas besoin et souhaitez traiter directement vos factures, vous pouvez passer au point 5.

Sinon, depuis le Portail Collaboratif, activez-la via le menu Paramètres > Facture électronique > Paramètres Facturation électronique, puis passez l’option Activer l’acceptation automatique des factures à Non.

4.1 La liste des factures à vérifier

Accessible depuis le menu Transactions Fournisseurs > Factures à verifier

La liste affiche le n° de facture, le n° de bon de commande (si le fournisseur l’a transmis), le nom du fournisseur, le type, le statut du cycle de vie, le statut de paiement, les dates d’émission et d’échéance et le montant.

4.2 Le détail d’une facture

4.3 Refuser une facture

Le refus impose de choisir un motif prédéfini (obligatoire), auquel on peut ajouter un commentaire pour le fournisseur.

4.4 Approuver = prise en charge

Le bouton Approuver fait passer la facture au statut Prise en charge. C’est cette étape qui rend la facture disponible dans vos applications Sage 100.

Cas d’usage : un dirigeant qui veut voir toutes les factures avant leur comptabilisation peut être invité sur le seul portail. Aucun accès à la comptabilité n’est nécessaire : il approuve, et la comptable retrouve directement les factures dans son application.

5. Choisir l’application de réception

Une facture arrivant sur la PA est, par défaut, disponible dans toutes vos applications : Comptabilité et Gestion Commerciale. Il est toutefois possible de filtrer l’affichage des factures par application.

5.1 Le paramètre « Application de réception préférée »

Depuis vos fiches fournisseurs > onglet Paramètres > Factures électroniques > Application de réception préférée. Le paramètre est disponible aussi bien en Comptabilité qu’en Gestion Commerciale.

5.2 Mise à jour en masse

Le champ Application préférée est disponible dans la fonction Edition > Rechercher puis Remplacer : la mise à jour peut se faire en masse.

6. Réception dans Sage 100 Comptabilité

6.1 Accès

Menu Traitement > Sage Portail Collaboratif > Réception des factures fournisseur

La fenêtre liste toutes les factures au statut Prise en charge.

6.2 Consulter la facture

Depuis la liste en double cliquant sur une facture on l’ouvre pour la traiter.

À gauche le PDF (téléchargeable via Fonction > PDF), à droite le détail de la facture électronique.

Boutons disponibles en haut :

• Informations — adresse de livraison et contact transmis par le fournisseur
• Pied — TVA, taux d’escompte, frais de port, échéancier
• Interroger — interrogation classique du compte
• Refuser — Permet de refuser la facture avec un motif obligatoire

6.3 L’onglet Écriture

Dans l’onglet Écriture, c’est ici que l’écriture comptable peut être saisie afin de comptabiliser la facture électronique reçue.

Pour la saisie de l’écriture, deux possibilités :

• Vous n’avez pas le module Sage Data Clean & Control : dans ce cas, c’est à vous de renseigner le libellé de l’écriture et l’écriture comptable souhaitée.
• Vous êtes équipé du module Sage Data Clean & Control : dans ce cas, vous pouvez utiliser des modèles de saisie pour pré-générer une écriture. Voici la logique de fonctionnement :
  1. Il cherche d’abord un modèle de saisie sur la fiche fournisseur (Paramètres > Options de traitement).
  2. À défaut, il utilise le modèle défini dans Fichier > Paramètres société > Facture électronique > Paramétrage émission / réception.

Avec ou sans le module, tout ce qui est proposé par défaut et qui n’est pas grisé reste modifiable : date, libellé, n° de facture, mode de règlement, date d’échéance, numéros de compte, et même les montants.

6.4 Approuver

Cliquez sur Approuver : une nouvelle fenêtre s’ouvre et vous permet de choisir le cycle de vie.

• Approuver : la facture est acceptée sans condition et comptabilisée.
• Approuver partiellement : la facture est acceptée, mais un problème est signalé au fournisseur (et à l’Administration Fiscale), pouvant nécessiter un avoir. Un motif est obligatoire ; après validation, la facture est comptabilisée.

La facture est alors enregistrée comme pièce comptable. Un message confirme le n° de pièce généré et l’écriture apparaît dans le journal d’achat du mois.

6.5 Exemple de modèle de saisie

Ci-dessous, un exemple de modèle de saisie utilisable. Il comprend plusieurs taux de TVA pré-renseignés ; le ou les taux appropriés seront appliqués en fonction de ceux présents dans la facture électronique.

Explication :

• Le modèle présente des lignes de TVA à 10 % et 20 %. Selon la TVA présente sur la facture électronique, la ou les lignes au taux correspondant seront utilisées.
• Les fonctions Efact_Port(), Efact_RRR() et Efact_Escompte() permettent de récupérer le montant correspondant lorsqu’il est présent dans la facture électronique, dans leurs champs respectifs (et non comme un article sur le document).

7. Réception dans Sage 100 Gestion Commerciale

L’intérêt de réceptionner les factures dans Sage 100 Gestion Commerciale est de pouvoir les rapprocher de vos propres bons de commande ou bons de livraison, puisque vous gérez les stocks. Si les achats ne sont pas gérés dans Gestion Commerciale, il reste possible d’y réceptionner les factures, mais l’intérêt est moindre.

7.1 Accès

Menu Traitement > Sage Portail Collaboratif > Réception des factures fournisseur

7.2 Consulter la facture

Depuis la liste en double cliquant sur une facture on l’ouvre pour la traiter.

À gauche le PDF (téléchargeable via Fonction > PDF), à droite le détail de la facture électronique.

Boutons disponibles en haut :

• Informations — adresse de livraison et contact transmis par le fournisseur
• Pied — TVA, taux d’escompte, frais de port, échéancier
• Interroger — interrogation classique du compte
• Rapprocher — sert à lancer le rapprochement automatique via Sage Data Clean & Control (voir point 7.3)
• Voir / Associer — permet de consulter l’association réalisée par Sage Data Clean & Control ou d’effectuer une association manuelle (voir point 7.3)
• Approuver /Refuser — permet d’approuver ou de refuser la facture (un motif de refus est obligatoire)

7.2 Reconnaissance des articles

Lors de la réception d’une facture électronique, la Gestion commerciale doit établir le lien entre vos articles et ceux du fournisseur. Cette correspondance s’appuie sur la fiche article : onglet Fournisseur > fournisseur + référence fournisseur. Le code-barres fonctionne également, s’il est transmis dans la facture.

7.3 Rapprochement avec un bon de commande ou un BL

Deux possibilités pour rapprocher la facture reçue avec votre bon de commande ou votre bon de livraison :

• Sans Sage Data Clean & Control : pas de rapprochement automatique. En double-cliquant sur une ligne de la facture, vous pouvez l’associer à un ou plusieurs bons de commande ou bons de livraison.

• Avec Sage Data Clean & Control : le bouton Rapprocher recherche dans vos achats le bon de commande ou le bon de livraison correspondant. Les critères de rapprochement sont : référence article, quantité et prix, avec une tolérance sur les quantités et les montants afin de gérer les écarts de facturation.

• Ligne rapprochée : une coche apparaît ; un double-clic affiche le document d’origine.
• Écart de prix ou de quantité : un triangle d’alerte s’affiche et un reste à imputer apparaît.

7.4 Approuver

Approuver transforme le document d’origine (bon de commande ou Bon de livraison) en facture.

Il ne reste plus qu’à comptabiliser la facture afin qu’elle soit intégrée en Comptabilité. Vous obtenez alors une comptabilisation à la ligne, fondée sur les comptes définis sur chaque fiche article.