La réforme de la facture électronique approche. Si l’on parle beaucoup des factures fournisseurs classiques, son impact sur les notes de frais (restaurant, hôtel, carburant…) est tout aussi important. Voici l’essentiel à retenir pour adapter votre gestion.
Le principe : la règle des 150 € HT
À partir du 1er septembre 2026, le mode de justification d’une dépense professionnelle dépendra de son montant.
1. Dépense inférieure à 150 € HT
Pour les petits montants, rien ne change vraiment pour le salarié :
- Justificatif : un simple ticket de caisse ou une facturette suffit.
- Processus : le salarié transmet son justificatif au service comptable pour remboursement. La TVA reste récupérable, mais elle ne se déclare pas automatiquement : une saisie manuelle sur la plateforme de dématérialisation reste nécessaire côté comptabilité.
Cette tolérance de 150 € HT est aujourd’hui surtout documentée pour les notes de restaurant. Pour les autres dépenses (hôtel, matériel…), mieux vaut rester prudent et demander une facture électronique dès que possible.
2. Dépense supérieure ou égale à 150 € HT
C’est ici que réside le changement majeur. Pour les dépenses plus importantes (repas d’affaires, nuits d’hôtel, séminaire…) :
- Obligation : le fournisseur doit émettre une facture électronique (e-invoicing).
- Identité : le salarié doit impérativement fournir le SIREN de l’entreprise (ou l’adresse de facturation électronique fournie par son employeur) au moment du paiement.
- Transmission : le commerçant n’est plus censé remettre de facture papier au salarié. La facture est envoyée directement vers la plateforme agréée de l’entreprise.
Cas particulier : les automates
Pour les péages ou les parkings automatiques, il est souvent impossible de saisir un SIREN. Une exception existe donc pour ces cas : le ticket (facturette) reste la norme. L’entreprise devra simplement numériser ces tickets pour sa comptabilité.
3 conseils pour préparer vos équipes
- Sensibilisez vos collaborateurs : ils doivent comprendre que pour tout achat de plus de 150 € HT, ils ne repartiront plus avec un papier, mais devront fournir le SIREN de la société pour que le fournisseur établisse une facture électronique.
- Numérisez au fil de l’eau : pour les frais de moins de 150 € HT, incitez vos salariés à prendre le ticket en photo immédiatement via une application dédiée. Cela évite les pertes et facilite le travail comptable.
- Attention au double paiement : c’est le risque principal. Si un salarié paie 200 € avec sa carte personnelle et que l’hôtel envoie parallèlement la facture électronique à l’entreprise, il faut veiller à ne pas payer l’hôtel une deuxième fois tout en remboursant le salarié. Normalement, l’hôtel doit envoyer une facture électronique déjà marquée comme payée par un tiers (votre salarié). Soyez vigilant.
Pourquoi s’équiper ?
L’adoption d’un logiciel de gestion de notes de frais tel que Lucca (ou Pennylane si vous souhaitez une solution qui gère tout) permettra d’automatiser ces contrôles. Ces outils extraient la TVA automatiquement et archivent les justificatifs avec une valeur légale, vous permettant de passer définitivement au « zéro papier ».
En résumé : en dessous de 150 € HT, on garde le ticket. Au-dessus, on demande une facture électronique au nom de l’entreprise.